淺談工程索賠在施工管理中的運用
萊陽市住房和規(guī)劃建設(shè)管理局 姜棟芹
建設(shè)工程索賠通常是指在合同的履行過程中，合同一方因?qū)Ψ讲宦男谢蛭茨苷_履行合同所規(guī)定的義務(wù)而遭受損失后，向?qū)Ψ教岢龅难a償要求。索賠的性質(zhì)屬于一種經(jīng)濟補償?shù)男袨椋浅邪l(fā)包雙方在施工過程中普遍存在的、經(jīng)常發(fā)生的管理業(yè)務(wù)，在工程建設(shè)過程中，特別是在工程施工過程中，由于經(jīng)歷的時間長，影響的因素多，建設(shè)環(huán)境及合同關(guān)系復(fù)雜，工程索賠事件時有發(fā)生，因而加強施工管理中的索賠很有必要。建設(shè)工程索賠對加強企業(yè)內(nèi)部管理，提高企業(yè)素質(zhì)，維護承包商的自身正當權(quán)益、彌補工程損失、提高經(jīng)濟效益具有非常重要的意義和作用。成功的索賠可使項目的收益大大增加，“中標靠低價，盈利靠索賠”是許多承包商總結(jié)的經(jīng)驗，索賠以本身費用少，經(jīng)濟效果明顯而受到承包商的高度重視。筆者就索賠在施工管理中的運用談一點個人的看法。
一、索賠的起因
引起建設(shè)工程索賠的原因很復(fù)雜，主要有以下幾方面；
1.工程建設(shè)的復(fù)雜性及多變性
建設(shè)工程規(guī)模大、技術(shù)強、投資額大、工期長、材料價格變化快。建設(shè)工程在實施過程中存在許多不確定性因素，]而合同則必須在工程開始前簽訂，它不可能對工程項目所有的問題都能作出合理的預(yù)見和規(guī)定，而且業(yè)主在實施過程中還會有許多新的決策，這一切使得合同變更極為頻繁，而合同變更必然會導(dǎo)致工程項目工期和成本的變化。
2.工程合同的復(fù)雜性及易出錯性
建設(shè)工程合同文件多且復(fù)雜，經(jīng)常會出現(xiàn)措詞不當、缺陷、圖紙錯誤、設(shè)計變更以及合同文件前后自相矛盾或者可作不同解釋等問題，容易造成合同雙方對合同文件理解不一致，從而出現(xiàn)索賠。
3.工程建設(shè)主體的多元性
由于工程參與單位多，一個工程項目往往會有業(yè)主、承包商、監(jiān)理工程師、分包商、材料設(shè)備供應(yīng)商等眾多參加單位，各方面的技術(shù)、經(jīng)濟關(guān)系錯綜復(fù)雜，相互聯(lián)系又相互影響，只要一方失誤，不僅會造成自己的損失，而且會影響其他合作者，造成他人損失，從而導(dǎo)致索賠和爭執(zhí)。
二、索賠意向的提出及資料的建立
根據(jù)招標文件及合同文件的有關(guān)規(guī)定提出索賠意向書，索賠意向書應(yīng)包括事件發(fā)生的時間和情況、合同依據(jù)的條款和理由、提供事件發(fā)展的動態(tài)、對工程成本和工期產(chǎn)生不利影響程度。
索賠意向書交由監(jiān)理工程師簽字確認，必要時施工單位的負責(zé)人，建設(shè)單位的工程師要一起到現(xiàn)場核對。
索賠意向書交由監(jiān)理工程師簽字確認后要及時搜集證據(jù)，索賠成功很大程度上取決于對索賠作出的解釋和強有力的證明材料。收集的證據(jù)要確鑿，理由要充分，所有工程費用和工期索賠應(yīng)付有現(xiàn)場監(jiān)理工程師認可的記錄和計算資料相關(guān)的證明材料。
由于索賠引起費用或工期增加，故往往為上級主管單位復(fù)查的對象，為真實、準確反映索賠情況，施工單位應(yīng)建立、健全工程索賠臺賬或檔案。
對合同工期內(nèi)發(fā)生的每筆索賠均應(yīng)及時登記，工程完工時形成一冊完整的臺賬，作為工程竣工資料的組成部分。
三、索賠報告的編寫及提交
索賠報告是承包商向監(jiān)理工程師提交的一份要求業(yè)主給予一定的經(jīng)濟補償或延長工期的正式報告，在索賠事件對工程產(chǎn)生的影響結(jié)束后，一般在28天內(nèi)向監(jiān)理工程師提交正式索賠報告。編寫的索賠報告必須有合同依據(jù)，有詳細準確的損失金額及時間的計算，要證明客觀事物與損失之間的因果關(guān)系，能說明業(yè)主違約或合同變更與引起索賠的必然聯(lián)系。
編寫的索賠報告必須準確，須有一個專門的小組和各方的大力協(xié)助才能完成，索賠小組的人員應(yīng)具有合同、法律、工程技術(shù)、施工組織計劃、成本核算、財務(wù)管理、寫作等各方面的知識，進行深入的調(diào)查研究，對較大的、復(fù)雜的索賠需請有關(guān)專家咨詢，對索賠報告進行反復(fù)討論和修改，寫出的報告要有理有據(jù)，責(zé)任清楚、準確，索賠值的計算依據(jù)正確、計算結(jié)果準確，用詞要婉轉(zhuǎn)和恰當。
索賠報告要簡明扼要，條理清楚，便于對方由表及里，由淺入深和閱讀了解，索賠報告編寫完畢后，應(yīng)及時提交給監(jiān)理工程師提出正式索賠。索賠報告提交后，承包商不能被動等待，應(yīng)隔一定的時間，主動向?qū)Ψ搅私馑髻r處理的情況，根據(jù)所提出的問題進一步作資料方面的準備，盡可能為監(jiān)理工程師處理索賠提供幫助、支持和合作。
四、索賠的技巧
索賠的技巧是為索賠的戰(zhàn)略和策略目標服務(wù)的，因此，在確定了索賠的戰(zhàn)略和策略目標之后，索賠技巧就顯得格外重要，索賠技巧應(yīng)因人、因客觀環(huán)境條件而異。
1.及時發(fā)現(xiàn)索賠的機會
作為承包商，在投標報價時就應(yīng)考慮將來可能要發(fā)生索賠的問題，要認真研究合同文件中條款和規(guī)范，仔細勘察施工現(xiàn)場，探索可能索賠的機會，在報價時要考慮索賠的需要，在進行單價分析時，應(yīng)列入生產(chǎn)效率，把工程成本與投入資源效率結(jié)合起來，這樣，在施工過程中論證索賠原因時，可引用效率降低為論證索賠的根據(jù)。同時，要說明效率降低，承包商應(yīng)做好施工記錄。記錄內(nèi)容包括每天使用的設(shè)備工時、材料和人工數(shù)量以及施工中遇到的問題。
2.簽好合同協(xié)議及口頭約定
在商簽合同過程中，承包商應(yīng)對明顯把重大風(fēng)險轉(zhuǎn)嫁給承包商的合同條件要求修改，達成修改協(xié)議后應(yīng)以“談判紀要”的形式寫出，作出該合同文件的有效組成部分，同時，對于監(jiān)理工程師的口頭指令應(yīng)予以書面確認，為將來的索賠創(chuàng)造機會。
3.索賠計價方法和款額要適當
索賠計算時采用“附加成本法”容易被對方接受，這種方法只計算索賠事件引起的計劃外的附加開支，計價項目具體，使經(jīng)濟索賠能較快得以解決，另外索賠計價不能過高，否則讓對方產(chǎn)生反感，使索賠報告束之高閣，長期得不到解決，另外還有可能讓業(yè)主準備周密的反索賠計價，使索賠工作更加復(fù)雜化。
4.采取單項索賠，避免一攬子索賠
單項索賠事件簡單，容易解決，而且能及時支付。一攬子索賠，問題復(fù)雜，金額大，不易解決，往往到工程結(jié)束后還得不到付款。
總之，要做好索賠工作，一是必須全面認識索賠，端正索賠動機，才能正確對待索賠，索賠問題涉及的層面相當廣泛，既要求索賠人員具備豐富的工程技術(shù)知識與實際施工經(jīng)驗，使得索賠問題的提出具有科學(xué)性和合理性、可行性，符合工程實際情況；又要求索賠人員通曉法律、合同、經(jīng)濟、技術(shù)知識、使得提出的索賠具有法律依據(jù)和事實證據(jù)；并且還要求在索賠文件的準備、編制和談判等方面具有一定的技巧性，使索賠的最終解決表現(xiàn)出一定程度的伸縮性和靈活性。二是索賠工作應(yīng)貫穿于整個工程項目的管理過程中，必須從簽訂合同起，直至執(zhí)行合同的全過程中，承包商或業(yè)主認真注重預(yù)防保護措施，建立健全索賠業(yè)務(wù)的各項管理制度。在工程項目的招標、投標和合同簽訂階段，作為承包商或業(yè)主應(yīng)仔細研究工程所在地的法律、法規(guī)及合同條件，特別是關(guān)于合同范圍、義務(wù)、付款、工程變更、違約及罰款、特殊風(fēng)險、索賠時限和爭議解決等條款，必須在合同中明確規(guī)定當事人雙方的權(quán)利和義務(wù)，以便為將來可能的索賠提供合法的依據(jù)和基礎(chǔ)。在合同執(zhí)行階段，合同當事人應(yīng)密切注視對方的合同履行情況，不斷地尋求索賠機會，同時自身應(yīng)嚴格執(zhí)行合同義務(wù)，防止被對方索賠。
萊陽市住房和規(guī)劃建設(shè)管理局 姜棟芹
建設(shè)工程索賠通常是指在合同的履行過程中，合同一方因?qū)Ψ讲宦男谢蛭茨苷_履行合同所規(guī)定的義務(wù)而遭受損失后，向?qū)Ψ教岢龅难a償要求。索賠的性質(zhì)屬于一種經(jīng)濟補償?shù)男袨椋浅邪l(fā)包雙方在施工過程中普遍存在的、經(jīng)常發(fā)生的管理業(yè)務(wù)，在工程建設(shè)過程中，特別是在工程施工過程中，由于經(jīng)歷的時間長，影響的因素多，建設(shè)環(huán)境及合同關(guān)系復(fù)雜，工程索賠事件時有發(fā)生，因而加強施工管理中的索賠很有必要。建設(shè)工程索賠對加強企業(yè)內(nèi)部管理，提高企業(yè)素質(zhì)，維護承包商的自身正當權(quán)益、彌補工程損失、提高經(jīng)濟效益具有非常重要的意義和作用。成功的索賠可使項目的收益大大增加，“中標靠低價，盈利靠索賠”是許多承包商總結(jié)的經(jīng)驗，索賠以本身費用少，經(jīng)濟效果明顯而受到承包商的高度重視。筆者就索賠在施工管理中的運用談一點個人的看法。
一、索賠的起因
引起建設(shè)工程索賠的原因很復(fù)雜，主要有以下幾方面；
1.工程建設(shè)的復(fù)雜性及多變性
建設(shè)工程規(guī)模大、技術(shù)強、投資額大、工期長、材料價格變化快。建設(shè)工程在實施過程中存在許多不確定性因素，]而合同則必須在工程開始前簽訂，它不可能對工程項目所有的問題都能作出合理的預(yù)見和規(guī)定，而且業(yè)主在實施過程中還會有許多新的決策，這一切使得合同變更極為頻繁，而合同變更必然會導(dǎo)致工程項目工期和成本的變化。
2.工程合同的復(fù)雜性及易出錯性
建設(shè)工程合同文件多且復(fù)雜，經(jīng)常會出現(xiàn)措詞不當、缺陷、圖紙錯誤、設(shè)計變更以及合同文件前后自相矛盾或者可作不同解釋等問題，容易造成合同雙方對合同文件理解不一致，從而出現(xiàn)索賠。
3.工程建設(shè)主體的多元性
由于工程參與單位多，一個工程項目往往會有業(yè)主、承包商、監(jiān)理工程師、分包商、材料設(shè)備供應(yīng)商等眾多參加單位，各方面的技術(shù)、經(jīng)濟關(guān)系錯綜復(fù)雜，相互聯(lián)系又相互影響，只要一方失誤，不僅會造成自己的損失，而且會影響其他合作者，造成他人損失，從而導(dǎo)致索賠和爭執(zhí)。
二、索賠意向的提出及資料的建立
根據(jù)招標文件及合同文件的有關(guān)規(guī)定提出索賠意向書，索賠意向書應(yīng)包括事件發(fā)生的時間和情況、合同依據(jù)的條款和理由、提供事件發(fā)展的動態(tài)、對工程成本和工期產(chǎn)生不利影響程度。
索賠意向書交由監(jiān)理工程師簽字確認，必要時施工單位的負責(zé)人，建設(shè)單位的工程師要一起到現(xiàn)場核對。
索賠意向書交由監(jiān)理工程師簽字確認后要及時搜集證據(jù)，索賠成功很大程度上取決于對索賠作出的解釋和強有力的證明材料。收集的證據(jù)要確鑿，理由要充分，所有工程費用和工期索賠應(yīng)付有現(xiàn)場監(jiān)理工程師認可的記錄和計算資料相關(guān)的證明材料。
由于索賠引起費用或工期增加，故往往為上級主管單位復(fù)查的對象，為真實、準確反映索賠情況，施工單位應(yīng)建立、健全工程索賠臺賬或檔案。
對合同工期內(nèi)發(fā)生的每筆索賠均應(yīng)及時登記，工程完工時形成一冊完整的臺賬，作為工程竣工資料的組成部分。
三、索賠報告的編寫及提交
索賠報告是承包商向監(jiān)理工程師提交的一份要求業(yè)主給予一定的經(jīng)濟補償或延長工期的正式報告，在索賠事件對工程產(chǎn)生的影響結(jié)束后，一般在28天內(nèi)向監(jiān)理工程師提交正式索賠報告。編寫的索賠報告必須有合同依據(jù)，有詳細準確的損失金額及時間的計算，要證明客觀事物與損失之間的因果關(guān)系，能說明業(yè)主違約或合同變更與引起索賠的必然聯(lián)系。
編寫的索賠報告必須準確，須有一個專門的小組和各方的大力協(xié)助才能完成，索賠小組的人員應(yīng)具有合同、法律、工程技術(shù)、施工組織計劃、成本核算、財務(wù)管理、寫作等各方面的知識，進行深入的調(diào)查研究，對較大的、復(fù)雜的索賠需請有關(guān)專家咨詢，對索賠報告進行反復(fù)討論和修改，寫出的報告要有理有據(jù)，責(zé)任清楚、準確，索賠值的計算依據(jù)正確、計算結(jié)果準確，用詞要婉轉(zhuǎn)和恰當。
索賠報告要簡明扼要，條理清楚，便于對方由表及里，由淺入深和閱讀了解，索賠報告編寫完畢后，應(yīng)及時提交給監(jiān)理工程師提出正式索賠。索賠報告提交后，承包商不能被動等待，應(yīng)隔一定的時間，主動向?qū)Ψ搅私馑髻r處理的情況，根據(jù)所提出的問題進一步作資料方面的準備，盡可能為監(jiān)理工程師處理索賠提供幫助、支持和合作。
四、索賠的技巧
索賠的技巧是為索賠的戰(zhàn)略和策略目標服務(wù)的，因此，在確定了索賠的戰(zhàn)略和策略目標之后，索賠技巧就顯得格外重要，索賠技巧應(yīng)因人、因客觀環(huán)境條件而異。
1.及時發(fā)現(xiàn)索賠的機會
作為承包商，在投標報價時就應(yīng)考慮將來可能要發(fā)生索賠的問題，要認真研究合同文件中條款和規(guī)范，仔細勘察施工現(xiàn)場，探索可能索賠的機會，在報價時要考慮索賠的需要，在進行單價分析時，應(yīng)列入生產(chǎn)效率，把工程成本與投入資源效率結(jié)合起來，這樣，在施工過程中論證索賠原因時，可引用效率降低為論證索賠的根據(jù)。同時，要說明效率降低，承包商應(yīng)做好施工記錄。記錄內(nèi)容包括每天使用的設(shè)備工時、材料和人工數(shù)量以及施工中遇到的問題。
2.簽好合同協(xié)議及口頭約定
在商簽合同過程中，承包商應(yīng)對明顯把重大風(fēng)險轉(zhuǎn)嫁給承包商的合同條件要求修改，達成修改協(xié)議后應(yīng)以“談判紀要”的形式寫出，作出該合同文件的有效組成部分，同時，對于監(jiān)理工程師的口頭指令應(yīng)予以書面確認，為將來的索賠創(chuàng)造機會。
3.索賠計價方法和款額要適當
索賠計算時采用“附加成本法”容易被對方接受，這種方法只計算索賠事件引起的計劃外的附加開支，計價項目具體，使經(jīng)濟索賠能較快得以解決，另外索賠計價不能過高，否則讓對方產(chǎn)生反感，使索賠報告束之高閣，長期得不到解決，另外還有可能讓業(yè)主準備周密的反索賠計價，使索賠工作更加復(fù)雜化。
4.采取單項索賠，避免一攬子索賠
單項索賠事件簡單，容易解決，而且能及時支付。一攬子索賠，問題復(fù)雜，金額大，不易解決，往往到工程結(jié)束后還得不到付款。
總之，要做好索賠工作，一是必須全面認識索賠，端正索賠動機，才能正確對待索賠，索賠問題涉及的層面相當廣泛，既要求索賠人員具備豐富的工程技術(shù)知識與實際施工經(jīng)驗，使得索賠問題的提出具有科學(xué)性和合理性、可行性，符合工程實際情況；又要求索賠人員通曉法律、合同、經(jīng)濟、技術(shù)知識、使得提出的索賠具有法律依據(jù)和事實證據(jù)；并且還要求在索賠文件的準備、編制和談判等方面具有一定的技巧性，使索賠的最終解決表現(xiàn)出一定程度的伸縮性和靈活性。二是索賠工作應(yīng)貫穿于整個工程項目的管理過程中，必須從簽訂合同起，直至執(zhí)行合同的全過程中，承包商或業(yè)主認真注重預(yù)防保護措施，建立健全索賠業(yè)務(wù)的各項管理制度。在工程項目的招標、投標和合同簽訂階段，作為承包商或業(yè)主應(yīng)仔細研究工程所在地的法律、法規(guī)及合同條件，特別是關(guān)于合同范圍、義務(wù)、付款、工程變更、違約及罰款、特殊風(fēng)險、索賠時限和爭議解決等條款，必須在合同中明確規(guī)定當事人雙方的權(quán)利和義務(wù)，以便為將來可能的索賠提供合法的依據(jù)和基礎(chǔ)。在合同執(zhí)行階段，合同當事人應(yīng)密切注視對方的合同履行情況，不斷地尋求索賠機會，同時自身應(yīng)嚴格執(zhí)行合同義務(wù)，防止被對方索賠。
